Privacy- en Cookiebeleid – BrandNewOffice Bv

1. Inleiding

Brand New Office hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van haar klanten, partners en websitebezoekers.

Wij verwerken persoonsgegevens met de grootste zorgvuldigheid en uitsluitend in overeenstemming met de geldende Europese privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

In dit beleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, hoe wij ze beveiligen en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Dit beleid is van toepassing op alle websites, webshops, diensten en communicatiekanalen van Brand New Office, waaronder e-mailverkeer, contactformulieren en sociale media.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Brand New Office SRL
Centrum 19
1540 Pajottegem (Herne) – België

BTW/KBO: BE 0550.709.382

E [email protected]
T +32 (0)2 310 98 30

Brand New Office België

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Brand New Office verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor haar dienstverlening en commerciële activiteiten.

Afhankelijk van uw contact met ons kunnen onder meer volgende gegevens verwerkt worden:

✦ Naam, voornaam en bedrijfsgegevens
✦ Facturatie- en leveringsadres
✦ Telefoonnummer en e-mailadres
✦ BTW- en betaalgegevens voor zakelijke klanten
✦ Bestelgeschiedenis en communicatie met onze klantendienst
✦ IP-adres, browserinformatie en gebruiksgegevens via cookies

Wij verwerken geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens zoals gegevens over gezondheid, religie of etnische afkomst.

4. Rechtsgronden voor verwerking

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt op basis van één van de wettelijke grondslagen voorzien in artikel 6 van de GDPR.

Deze verwerking gebeurt onder meer in het kader van:

✦ De uitvoering van een overeenkomst
✦ Wettelijke verplichtingen zoals boekhoudkundige en fiscale regelgeving
✦ Uw toestemming voor marketing of cookies
✦ Het gerechtvaardigd belang van Brand New Office, bijvoorbeeld voor klantenservice, websiteoptimalisatie of communicatie met bestaande klanten

5. Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor doeleinden die verband houden met onze dienstverlening.

Dit omvat onder meer:

✦ Verwerking en levering van bestellingen
✦ Opmaak van offertes en facturen
✦ Klantenservice en opvolging van vragen
✦ Verbetering van onze webshop en gebruikerservaring
✦ Marketingcommunicatie indien u hiervoor toestemming gaf
✦ Analyse van websitegebruik en prestaties

Brand New Office verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

6. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij verzameld werden of zolang de wet dit vereist.

Facturatie- en bestelgegevens worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Klantcommunicatie en contactgegevens worden doorgaans bewaard tot maximaal drie jaar na het laatste contactmoment.

Gegevens met betrekking tot nieuwsbrieven blijven actief tot uitschrijving.

Cookiegegevens worden bewaard volgens de specifieke bewaartermijn van het gebruikte cookietype.

7. Cookies en trackingtechnologieën

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die tijdens uw bezoek aan een website op uw toestel worden opgeslagen. Zij helpen om websites correct te laten functioneren, voorkeuren te onthouden en het gebruik van de website te analyseren.

Welke cookies gebruiken wij?

Brand New Office maakt gebruik van verschillende types cookies, waaronder noodzakelijke cookies, functionele cookies, analytische cookies en marketingcookies.

Deze cookies worden gebruikt voor onder meer:

✦ Het correct functioneren van de webshop
✦ Het onthouden van voorkeuren en winkelmandjes
✦ Het analyseren van websiteprestaties via tools zoals Google Analytics
✦ Het tonen van relevante advertenties via onder meer Google of Meta
✦ Integraties met platformen zoals Trustpilot

Cookiebeheer

Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt toestemming gevraagd via een cookiebanner.

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via uw browserinstellingen of via de cookie-instellingen op onze website. Zonder toestemming worden uitsluitend noodzakelijke cookies geplaatst.

8. Delen van gegevens met derden

Brand New Office werkt samen met gespecialiseerde partners om haar dienstverlening correct te kunnen uitvoeren.

Persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met onder meer betalingsproviders, logistieke partners, softwareleveranciers, analysetools en boekhoudkundige toepassingen.

Dit betreft onder andere diensten zoals Mollie, Stripe, Lightspeed, Google Analytics, Meta, Trustpilot en Peppol.

Met alle betrokken partijen worden passende verwerkersovereenkomsten afgesloten conform de GDPR-regelgeving.

Verwerking buiten de Europese Unie

Bepaalde externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

In dergelijke gevallen worden passende beschermingsmaatregelen voorzien, waaronder Europese standaardcontractbepalingen of certificeringen binnen het EU-U.S. Data Privacy Framework.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Brand New Office neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang.

Deze maatregelen omvatten onder meer beveiligde SSL-verbindingen, toegangsbeperkingen tot systemen, regelmatige software-updates en strikte toegangscontrole binnen onze organisatie.

10. Uw rechten onder de GDPR

U beschikt over verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U heeft onder meer het recht om:

✦ Inzage te vragen in uw persoonsgegevens
✦ Gegevens te laten corrigeren of verwijderen
✦ Uw toestemming in te trekken
✦ Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
✦ Beperking van verwerking te vragen
✦ Uw gegevens over te dragen naar een andere partij

Verzoeken met betrekking tot privacy kunnen gericht worden aan [email protected]. Om misbruik te voorkomen kunnen wij een bewijs van identiteit vragen.

11. Klachten en toezichthoudende autoriteit

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel – België

E [email protected]

Gegevensbeschermingsautoriteit

12. Wijzigingen aan dit beleid

Brand New Office behoudt zich het recht voor dit privacy- en cookiebeleid aan te passen wanneer dit noodzakelijk blijkt door wijzigingen in wetgeving, technologie of dienstverlening.

De meest recente versie van dit beleid is steeds beschikbaar via onze website.

Contactgegevens