Privacy- en Cookiebeleid – BrandNewOffice Bv

1. Inleiding

Bij BrandNewOffice Bv hechten we groot belang aan de bescherming van uw persoonlijke gegevens.
We begrijpen dat u vertrouwen in ons stelt, en we nemen onze verantwoordelijkheid om uw gegevens te beschermen uiterst serieus.
In dit beleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we die verwerken, hoe we ze beveiligen en welke rechten u heeft.

Dit beleid is van toepassing op alle diensten, websites en webshops van BrandNewOffice Bv, inclusief communicatie via e-mail, sociale media en contactformulieren.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

BrandNewOffice Bv
Centrum 19, 1540 Pajottegem (Herne), België
BTW/KBO: BE 0550.709.382
➡️[email protected]
➡️ +32 (0)2 310 98 30
➡️www.brandnewoffice.be

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verzamelen enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, onder meer:

✅ Naam, voornaam, bedrijfsnaam
✅ Adres en leveringsadres
✅ Telefoonnummer en e-mailadres
✅ BTW- en bankgegevens (voor zakelijke klanten)
✅ IP-adres, browserinformatie en websitegebruik (via cookies)
✅ Bestelhistoriek en communicatie met onze klantendienst

Wij verwerken geen gevoelige persoonsgegevens (zoals ras, religie of medische gegevens).

4. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende wettelijke grondslagen (artikel 6 GDPR):

✅ Uitvoering van een overeenkomst (bijv. bestelling, levering, facturatie)
✅ Wettelijke verplichting (boekhouding, fiscale regelgeving)
✅ Toestemming (nieuwsbrief, marketingcookies)
✅ Gerechtvaardigd belang (optimalisatie van onze diensten, direct marketing aan bestaande klanten)

5. Doeleinden van gegevensverwerking

Uw gegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

✅ Het verwerken en leveren van bestellingen
✅ Klantenservice en opvolging van vragen of klachten
✅ Het aanmaken van offertes en facturen
✅ Verbetering van onze webshop en dienstverlening
✅ Marketingcommunicatie (alleen met toestemming)
✅ Analyse van websitegebruik en prestaties via cookies

Wij verzamelen en gebruiken uw gegevens uitsluitend voor deze doeleinden en niet voor andere, zonder uw toestemming.

6. Bewaartermijnen

✅ Facturatie- en bestelgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
✅ Klantgegevens en communicatie: tot 3 jaar na laatste contact
✅ Nieuwsbriefinschrijvingen: tot uitschrijving
✅ Cookiegegevens: volgens de bewaartermijn van elk cookietype (zie cookiebeleid)

7. Cookies en trackingtechnologieën

7.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst om uw surfervaring te verbeteren, statistieken te meten of gepersonaliseerde inhoud te tonen.

7.2 Soorten cookies die wij gebruiken

✅ Noodzakelijke cookies – zorgen voor basisfunctionaliteiten van de webshop.
✅ Functionele cookies – onthouden voorkeuren (zoals taal of winkelmandje).
✅ Analytische cookies – meten verkeer en prestaties (via bv. Google Analytics 4).
✅ Marketingcookies – tonen relevante advertenties (bv. Meta Pixel, Google Ads, Trustpilot).

7.3 Cookiebeheer

Bij uw eerste bezoek vragen wij toestemming via een cookiebanner.
U kunt uw voorkeuren steeds aanpassen of cookies uitschakelen via uw browserinstellingen.
Zonder toestemming plaatsen wij enkel noodzakelijke cookies.

Volledige lijst van cookies → zie onze Cookieverklaring (automatisch bijgewerkt via Cookiebot/Complianz).

8. Delen van gegevens met derden

Wij delen gegevens enkel met betrouwbare partners die ons helpen onze diensten te leveren, zoals:

✅ Betaalpartners: Mollie, Stripe, Bancontact, Visa, Mastercard, iDEAL
✅ Leveranciers en logistieke partners (voor verzending)
✅ Webshopplatform: Lightspeed
✅ Analysetools: Google Analytics 4, Meta Pixel
✅ Beoordelingsplatformen: Trustpilot
✅ Boekhoudsoftware
✅ Overheidsinstanties (via Peppol, indien van toepassing)

Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de GDPR.

8.1 Verwerking buiten de EU

Sommige leveranciers (zoals Google, Meta, Lightspeed) verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte.
In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de EU-standaardcontractbepalingen of Data Privacy Framework-certificatie.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen alle nodige technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang, waaronder:

✅ SSL-beveiliging (https)
✅ Toegangsbeperking tot interne systemen
✅ Regelmatige beveiligingsupdates
✅ Strikte wachtwoord- en toegangscontrole

10. Uw rechten volgens de GDPR

U heeft het recht om:

✅ uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen,
✅ uw toestemming in te trekken,
✅ bezwaar te maken tegen verwerking (bijv. direct marketing),
✅ beperking van verwerking te vragen,
✅ uw gegevens over te dragen (gegevensoverdraagbaarheid).

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar [email protected] met bewijs van identiteit.

11. Klachten en toezichthouder

Indien u vindt dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
➡️[email protected]
➡️www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

Dit privacybeleid kan periodiek worden aangepast om te voldoen aan nieuwe wetgeving of veranderingen in onze bedrijfswerking.
De meest recente versie is steeds beschikbaar via onze website.

Contactgegevens